Un logiciel de check-in événementiel par QR code doit faire davantage que lire une image. Les organisateurs, agences, équipes corporate et lieux événementiels ont besoin d’une solution fiable pour relier la Guest List, l’Invitation, le QR Ticket, les règles de l’Event et le Check-in enregistré. QRGATE propose un workflow opérationnel centré sur l’invitation, avec assistance du personnel, Self Check-in, recherche manuelle des invités, passes Wallet et Offline Check-in pris en charge, sans transformer l’Event en marketplace publique de billets.
Les critères d’un bon logiciel de check-in événementiel
Un Event sur invitation commence généralement par une Guest List contrôlée par l’organisateur. Les invités peuvent être créés manuellement, importés via un workflow Excel pris en charge ou transférés depuis une Event Registration éligible. Chaque invité peut ensuite recevoir une Invitation personnalisée et un QR Ticket unique. À l’entrée, le système doit identifier le bon invité et le bon Event avant d’accepter l’accès.
- La plateforme valide-t-elle le QR Ticket pour le bon Event avant d’enregistrer l’entrée ?
- Applique-t-elle les règles de statut du Ticket, d’accès autorisé, d’entrées utilisées et d’Event Day ?
- Le personnel d’entrée peut-il effectuer le Check-in sans disposer de tous les droits d’administration de l’Event ?
- Le personnel peut-il rechercher manuellement un invité lorsque le QR Ticket est indisponible ?
- Les invités peuvent-ils utiliser le Self Check-in lorsque ce workflow est adapté ?
- Les interruptions temporaires de connexion sont-elles gérées par l’Offline Check-in pris en charge ?
- Le statut RSVP reste-t-il distinct de l’entrée réellement enregistrée ?
Pourquoi scanner un QR code ne représente qu’une partie de l’accès événementiel
Un QR code permet d’identifier rapidement un invité ou un Ticket, mais la décision d’accès doit tenir compte du contexte de l’Event. QRGATE vérifie le Ticket et les règles de l’Event avant d’accepter le Check-in, afin d’aider les équipes d’accueil à gérer les utilisations précédentes, les admissions autorisées, l’Event Day actif et le statut du Ticket.
- Le QR Ticket identifie l’invité ou le Ticket avant que QRGATE applique les règles d’accès de l’Event.
- Les Tickets invalides, supprimés, bloqués ou autrement inacceptables peuvent être refusés par le système.
- Les règles d’entrée unique contribuent à empêcher la réutilisation d’un Ticket lorsque ses admissions disponibles ont été consommées.
- Plusieurs admissions peuvent être prises en charge lorsque la configuration de l’invité ou de l’Event l’autorise.
- L’RSVP indique une intention de participation, tandis que le Check-in enregistre l’entrée réelle à l’Event.
- Si l’invité ne peut pas présenter son QR Ticket, le personnel d’entrée autorisé peut le rechercher à partir des informations disponibles et effectuer un Check-in manuel.
Comment QRGATE relie le workflow de l’invité à l’entrée
QRGATE regroupe les principales opérations de l’Event dans un workflow connecté. L’organisateur crée ou importe la Guest List, envoie des Invitations personnalisées et donne à chaque invité éligible l’accès à un QR Ticket unique. Sur place, le personnel d’entrée ou l’invité peut lancer le workflow de Check-in approprié, puis QRGATE applique les règles de l’Event avant d’enregistrer le résultat.
- Event et Guest List : gérez les personnes incluses dans le workflow d’invitation propre à l’Event.
- Invitation et QR Ticket : transmettez les informations de l’Event et donnez à chaque invité accès à son Ticket unique.
- Apple Wallet et Google Wallet : enregistrez les QR Tickets pris en charge pour y accéder facilement depuis le téléphone de l’invité.
- QR Check-in : scannez le Ticket de l’invité et validez-le selon les règles actives de l’Event.
- Check-in manuel de l’invité : recherchez un invité par son nom ou d’autres informations disponibles lorsque le QR Ticket ne peut pas être présenté.
- Personnel d’entrée : accordez aux opérateurs autorisés un accès au Check-in de l’Event sans leur donner automatiquement tous les droits d’administration.
- Self Check-in : permettez aux invités de lancer eux-mêmes le workflow de Check-in pris en charge lorsque cela est approprié.
Workflows Hostess Mode, personnel d’entrée et Self Check-in
Chaque point d’accès peut nécessiter un modèle opérationnel différent. Le Hostess Mode de QRGATE est conçu pour le scénario courant où un opérateur tient l’appareil et scanne les QR Tickets présentés par les invités. Le système affiche immédiatement le résultat d’accès. Le Self Check-in propose un workflow distinct initié par l’invité, tout en utilisant la même logique centrale de l’Event.
- Le Hostess Mode permet à un opérateur autorisé de scanner les QR Tickets des invités depuis un téléphone ou un appareil pris en charge.
- L’interface de Check-in peut utiliser la recherche d’invité lorsqu’un Ticket est indisponible, afin qu’un membre autorisé effectue un Check-in manuel.
- Les autorisations du personnel d’entrée sont propres à l’Event et appliquées par le système.
- Les sessions de Self Check-in appartiennent à l’Event et au contexte Guest/Ticket concernés.
- Des Event Stations nommées peuvent prendre en charge les workflows du personnel d’entrée, du Self Check-in et du Data Reader.
- Le Data Reader Manual Mode peut identifier un invité et afficher les informations autorisées sans effectuer d’entrée à l’Event.
- Le Data Reader Auto Mode peut enregistrer séparément l’utilisation prise en charge d’un Custom Item, sans effectuer de Check-in d’entrée.
Gérer les invités qui arrivent sans leur QR Ticket
Tous les invités n’arrivent pas avec leur QR Ticket prêt à être présenté. L’invité peut avoir perdu son Invitation, changé de téléphone, ne plus avoir accès à ses e-mails sur place ou avoir été ajouté à la Guest List sans adresse e-mail. QRGATE fournit au personnel d’entrée autorisé une solution de secours pratique, sans revenir aux listes papier.
- Recherchez l’invité dans la Guest List depuis l’interface de Check-in à l’aide des informations disponibles.
- Vérifiez l’invité correspondant avant de confirmer l’entrée.
- Effectuez le Check-in manuellement dans le même workflow contrôlé de l’Event.
- Appliquez les mêmes règles d’Event et d’admission autorisée que pour un Check-in par QR code.
- Conservez l’entrée enregistrée dans la fiche de l’invité et de l’Event, plutôt que dans une liste manuscrite séparée.
Appliquer les bonnes règles pour les entrées uniques, multiples et sur plusieurs jours
QRGATE peut appliquer des règles d’accès différentes selon la configuration de l’Event. Pour un Event standard d’une journée, un invité peut disposer d’un nombre défini d’admissions autorisées. Pour un Event configuré sur plusieurs jours, le même QR Ticket reste lié à l’invité tandis que QRGATE applique les règles relatives à l’Event Day et aux entrées autorisées.
- L’entrée unique peut empêcher toute admission supplémentaire lorsque le nombre d’entrées autorisées a été utilisé.
- Un invité disposant de plusieurs admissions autorisées peut utiliser le même QR Ticket jusqu’à épuisement de ces admissions.
- La configuration des entrées multiples peut permettre plusieurs Check-ins réussis pendant un Event Day actif lorsque cela est autorisé.
- Le même QR Ticket propre à l’Event peut être utilisé lors des Event Days éligibles lorsque la configuration le permet.
- Il n’est pas nécessaire d’émettre un QR Ticket distinct pour chaque Event Day éligible.
- Le statut RSVP reste distinct de l’activité réelle de Check-in.
Check-in événementiel hors ligne en cas de problème temporaire de connexion
La connexion du lieu ne doit pas nécessairement interrompre l’accueil. QRGATE prend en charge l’Offline Check-in pour les workflows pris en charge pendant les interruptions temporaires d’Internet. L’activité en attente peut être conservée localement puis synchronisée avec le système central lorsque la connexion revient.
- Les opérateurs voient lorsque l’interface de Check-in fonctionne hors ligne.
- Le statut de synchronisation en attente reste visible pour l’opérateur.
- L’activité de Check-in prise en charge peut être stockée localement jusqu’à la réussite de la synchronisation.
- Le traitement backend est conçu pour gérer de manière sûre les synchronisations prises en charge.
- Le système central QRGATE reste la source de vérité finale après synchronisation.
- La capacité hors ligne concerne les opérations de Check-in prises en charge et non tous les modules QRGATE.
Un workflow pratique d’entrée des invités par QR code
Une entrée efficace se prépare avant l’ouverture des portes. Les équipes peuvent préparer la Guest List, configurer les règles de l’Event, attribuer le personnel d’entrée et tester le Check-in avant l’Event. Le jour venu, les opérateurs se concentrent sur le scan ou la recherche des invités plutôt que sur l’interprétation de feuilles de calcul ou la tenue de registres séparés.
- 1. Configurez l’Event, le fuseau horaire, les paramètres d’Event Day et les règles d’entrée.
- 2. Créez les invités manuellement, importez une Guest List Excel prise en charge ou transférez des données d’Event Registration éligibles.
- 3. Envoyez des Invitations personnalisées donnant accès au QR Ticket de chaque invité.
- 4. Permettez aux invités d’enregistrer les Tickets pris en charge dans Apple Wallet ou Google Wallet.
- 5. Attribuez le personnel d’entrée propre à l’Event et testez le workflow avant l’Event.
- 6. À l’arrivée, scannez le QR Ticket ou utilisez la recherche d’invité si le Ticket est indisponible.
- 7. Laissez QRGATE valider l’Event, l’état du Ticket et les admissions disponibles avant d’enregistrer le Check-in.
- 8. Utilisez l’Offline Check-in pris en charge lors d’une interruption temporaire de connexion si nécessaire.
- 9. Consultez les invités enregistrés, ceux qui ne le sont pas encore, les horaires et l’activité prise en charge pendant ou après l’Event.
Conçu pour des opérations d’invités contrôlées, pas pour une marketplace publique de billets
QRGATE est conçu autour d’opérations d’Event et d’invités gérées par l’organisateur. La plateforme relie Guest Lists, Invitations, QR Tickets, passes Wallet et Check-in tout en laissant à l’organisateur le contrôle des personnes incluses dans le workflow. QRGATE n’est pas une marketplace publique ni une plateforme générale de vente de billets aux particuliers.
- Les Guest Lists restent contrôlées par l’organisateur de l’Event.
- Les QR Tickets restent liés à l’invité et à l’Event concernés.
- Un pass Wallet représente le Ticket QRGATE existant et ne crée pas un droit d’admission distinct.
- RSVP, identité du Ticket et Check-in réel restent des états distincts de l’Event.
- Le personnel d’entrée reçoit des autorisations opérationnelles sans devenir automatiquement administrateur complet de l’Event.
- La recherche manuelle de l’invité constitue une solution de secours contrôlée lorsque le QR Ticket est indisponible.
- Les règles d’entrée unique, multiple et sur plusieurs jours peuvent être appliquées selon la configuration de l’Event.
Pourquoi les équipes événementielles utilisent un workflow de Check-in connecté
La valeur d’un logiciel de check-in événementiel ne réside pas uniquement dans la capacité d’une caméra à lire un QR code. L’avantage opérationnel vient du fait que la Guest List, l’Invitation, le QR Ticket, les autorisations d’entrée et le Check-in enregistré restent liés au même Event. Les organisateurs et les équipes d’accueil disposent ainsi d’un workflow cohérent, de la préparation à l’arrivée des invités.
- Réduisez la dépendance aux listes papier et aux feuilles de calcul distinctes à l’entrée.
- Donnez au personnel autorisé un workflow clair de scan QR et de recherche d’invités.
- Conservez l’utilisation du Ticket et l’entrée à l’Event liées à la fiche centrale de l’invité.
- Prenez en charge le Check-in par QR code et le Check-in manuel depuis la même interface opérationnelle.
- Séparez le statut d’invitation, l’RSVP et l’enregistrement réel de la présence.
- Prenez en charge les modèles d’entrée avec personnel et ceux initiés par l’invité.
- Prévoyez une solution de secours pratique en cas d’interruption temporaire de connexion.
Questions fréquemment posées
Comment QRGATE valide-t-il un QR Ticket avant d’enregistrer le Check-in ?
QRGATE identifie l’invité ou le Ticket dans le contexte de l’Event concerné et applique les règles d’entrée de l’Event, notamment l’état du Ticket, les admissions autorisées, les utilisations précédentes et, le cas échéant, l’Event Day actif. Une validation réussie enregistre le Check-in ; un Ticket inacceptable peut être refusé.
Le personnel d’entrée peut-il gérer le Check-in sans disposer de tous les droits d’administration de l’Event ?
Oui. Le rôle Entry Staff correspond à une autorisation opérationnelle propre à l’Event. Un utilisateur autorisé peut gérer les workflows de Check-in pris en charge sans recevoir automatiquement tous les droits d’administration de l’Event.
Le personnel peut-il enregistrer un invité qui n’a pas son QR Ticket ?
Oui. Le personnel d’entrée autorisé peut utiliser la recherche d’invité dans l’interface de Check-in, retrouver l’invité à partir des informations disponibles et effectuer un Check-in manuel. L’entrée reste soumise aux règles habituelles de Check-in et d’admission de l’Event.
Qu’est-ce que le Hostess Mode dans QRGATE ?
Le Hostess Mode est un workflow de Check-in assisté par le personnel. Un opérateur autorisé utilise un téléphone ou un appareil pris en charge pour scanner les QR Tickets des invités. Le système valide chaque Ticket et affiche immédiatement le résultat d’entrée. La recherche d’invité reste possible lorsque le QR Ticket est indisponible.
QRGATE prend-il en charge le Self Check-in pour les invités ?
Oui. Le Self Check-in permet à un invité d’initier lui-même un workflow de Check-in pris en charge, tandis que les mêmes règles centrales de l’Event et du Ticket déterminent si l’entrée peut être acceptée.
Le Check-in peut-il continuer pendant une interruption temporaire d’Internet ?
Les opérations de Check-in prises en charge peuvent continuer avec le workflow Offline Check-in de QRGATE pendant une interruption temporaire. L’activité en attente peut être stockée localement puis synchronisée lorsque la connexion revient. Le mode hors ligne concerne les opérations de Check-in prises en charge et non toutes les fonctionnalités de QRGATE.
Quelle est la différence entre une entrée unique et une entrée multiple ?
Les règles d’entrée unique limitent les admissions réussies selon la configuration de l’invité ou de l’Event. Si plusieurs admissions sont autorisées, le même QR Ticket peut être accepté jusqu’à leur consommation. Le mode d’entrée multiple peut permettre plusieurs Check-ins pendant l’Event Day actif lorsqu’il est configuré.
Le même QR Ticket peut-il être utilisé sur plusieurs jours éligibles d’un Event ?
Oui. Pour un Event configuré sur plusieurs jours, le même QR Ticket propre à l’Event reste lié à l’invité pendant les Event Days éligibles. QRGATE applique l’Event Day actif et les règles configurées avant d’accepter chaque Check-in.
Testez le workflow complet de check-in des invités QRGATE
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